Política de Tratamento de Dados Pessoais Apartado21 Lda
O cumprimento da legislação sobre a proteção de dados pessoais e o respeito pelos direitos dos clientes e outros titulares de dados pessoais são prioridades para a Apartado21. A forma como a empresa trata os dados pessoais está orientada para servir os seus clientes, proporcionando-lhes serviços personalizados e soluções adaptadas. Assim sendo, a Apartado21 adotou um conjunto de medidas técnicas e operacionais que têm como principais objetivos assegurar um elevado nível de proteção e respeitar a legislação aplicável.
Definição de dado pessoal
Dado pessoal é qualquer informação, de qualquer natureza e independentemente do respetivo suporte, incluindo som e imagem, relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável (“titular dos dados”). São, também, dados pessoais, todas as informações cujo reagrupamento permite identificar uma pessoa precisa (ex: uma data de nascimento associada a uma morada).
Quando é que uma pessoa está identificada?
Uma pessoa está identificada quando o seu nome aparece num ficheiro (informático ou em papel).
O que é uma pessoa identificável?
Considera-se que uma pessoa é identificável, quando se consegue identificá-la través de:
1. um número de identificação (exemplos: cartão do cidadão, contribuinte fiscal, endereço de IP, número de telefone) ou
2. um ou mais elementos específicos da identidade física, fisiológica, psíquica, económica, cultural ou social (exemplos: o Presidente da Câmara atual, o Sócio-Gerente da empresa X).
Neste documento prestamos informação sobre o modo como a Apartado21 trata os dados pessoais (recolha, conservação, organização e utilização até ao apagamento) dos seus clientes e outros titulares, que com a Apartado21 mantenham uma relação contratual, comercial e/ou de parceria. Clarificamos, também, quais os direitos dos clientes e outros titulares relativamente ao tratamento dos seus dados pessoais, ao abrigo da legislação sobre proteção de dados, mais concretamente ao abrigo do Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD).
Responsável pelo tratamento dos dados pessoais e quem é que os titulares dos dados pessoais podem contactar para exercer os seus direitos
De uma forma geral, a Apartado21, enquanto empresa, é responsável pelo tratamento dos dados pessoais dos seus clientes e outros titulares e é responsável pelo mesmo tratamento e pela sua notificação à CNPD (Comissão Nacional de Proteção de Dados).
Assim sendo, para exercer os seus direitos, no que ao tratamento dos seus dados pessoais diz respeito, os titulares dos mesmos deverão contactar, diretamente, a empresa Apartado21, a quem forneceram os seus dados, através dos contactos de telefone e endereços de email disponibilizados pela empresa.
Dados pessoais tratados pela Apartado21
A Apartado21 recolhe, regista, conserva, utiliza e comunica, através de meios automatizados e/ou não automatizados, os dados pessoais dos seus clientes e outros titulares, no âmbito de uma relação contratual, comercial e/ou de parceria. O tratamento que efetua desses dados está estritamente limitado aos fins para os quais tem fundamento no âmbito limitado dessas relações.
A Apartado21 pode tratar, em variados contextos, os seguintes dados pessoais:
- Nome;
- Números de identificação (Cartão do Cidadão; Numero de Identificação Fiscal; Número de Passaporte, entre outros.)
- Morada de residência
- Números de telefone de contacto
- Endereços de email de contacto
- Data de nascimento
- Estado civil
- Situação profissional
- Nome ou designação da entidade empregadora
- Imagem/reprodução de documentos de identificação (Cartão do Cidadão, Passaporte, entre outros)
- Imagem/reprodução de comprovativos de rendimento (recibos de vencimento, declaração de IRS, entre outros)
Os dados pessoais que são confiados à Apartado21 são tratados como confidenciais, nos termos das regras legais e regulamentares aplicáveis. A Apartado21 tem acesso a esses dados através do fornecimento por parte dos seus titulares, no contexto da relação contratual, comercial e/ou de parceria estabelecida, entre as partes.
A Apartado21 trata dados pessoais de pessoas que não são clientes. Nomeadamente, representantes legais de clientes, potencias clientes, parceiros, potenciais colaboradores e/ou colaboradores.
Podemos afirmar que em todas as situações em que a transmissão de um dado pessoal não é essencial ao estabelecimento da relação do titular dos dados com a Apartado21, seja ela contratual, comercial ou de parceria, não é obrigatório que os mesmos lhes sejam fornecidos. Na verdade, a comunicação dos dados pessoais é uma opção do titular dos mesmos.
Finalidade do tratamento dos dados pessoais
A Apartado21 necessita de tratar dados pessoais para poder exercer a sua atividade de Mediação Imobiliária, nomeadamente:
1. No âmbito de relações contratuais. Por exemplo, quando assina Contratos de Mediação Imobiliária com clientes proprietários, Contratos de Trabalho com colaboradores, Protocolos de Colaboração com parceiros, entre outros;
2. Para cumprir obrigações jurídicas a que se encontra sujeita, enquanto Mediadora Imobiliária, nomeadamente contabilísticas e de reporte perante as entidades reguladoras (exemplo: IMPIC);
3. Para prossecução dos seus interesses legítimos, enquanto responsável pelo tratamento, nomeadamente na gestão da segurança física e eletrónica dos dados;
4. Para efeitos de promoção e prospeção comercial.
Consentimento
O tratamento de dados pessoais do cliente, potencial cliente, parceiro, potencial colaborador e colaborador está dependente do consentimento expresso do titular dos mesmos. A Apartado21 definiu um conjunto de procedimentos operacionais que garantem a recolha sistemática desse consentimento.
Este consentimento pode ser retirado a qualquer momento, através do contacto direto na sede da Apartado21.
Quem tem acesso aos dados pessoais?
Os colaboradores da Apartado21 que tenham necessidade de acesso para se concretizarem as finalidades de tratamento, estritamente confinadas à relação contratual, comercial ou de parceria, dos titulares dos dados pessoais.
Foram adotadas medidas técnicas e operacionais que limitam o acesso ao mínimo indispensável, para maximizar a segurança relativamente aos dados.
A Apartado21 pode ter de transmitir dados pessoais de clientes ou potenciais clientes a terceiros. Por exemplo, aos Bancos com os quais trabalha em parceria, para análise da viabilidade de financiamento bancário, no âmbito de uma proposta de Crédito à Habitação.
Transferências para fora do espaço da União Europeia
As transferências de dados para fora do espaço da União Europeia (”UE”) apenas ocorrerão se tal for necessário e, estritamente no âmbito da relação contratual e/ou comercial com o titular dos dados.
Duração de conservação dos dados pessoais
Os dados pessoais são conservados pela Apartado21 em função da finalidade que justifica o seu tratamento. De uma forma geral, a Apartado21 não conserva dados pessoais após o término dos motivos que justificaram o seu tratamento e, se essa conservação não for imposta por lei.
No caso de uma relação contratual os dados são conservados durante dez anos, após o término dessa relação. No caso de uma relação comercial e/ou de parceria, durante o tempo considerado necessário, caso a caso e no limite do razoável e do bom senso.
Direitos dos titulares, relativos aos seus dados pessoais
- Direito de Informação: os titulares têm o direito de ser informados pela Apartado21, sobre a finalidade do tratamento dos seus dados pessoais, a quem podem os mesmos ser comunicados, quais os direitos que lhes assistem e em que condições os podem exercer.
- Direito de Acesso: os titulares têm o direito de aceder aos seus dados pessoais, sem restrições e sem demoras, bem como obter quaisquer informações disponíveis sobre a origem desses dados.
- Direito de Retificação: os titulares têm o direito de exigir que os seus dados pessoais sejam exatos e atuais, podendo solicitar a sua retificação.
- Direito de Eliminação (ou ao “esquecimento”): os titulares têm o direito de exigir a eliminação dos seus dados pessoais dos registos da Apartado21, quando os mesmos deixem de ser utilizados para as finalidades para que foram recolhidos, sem prejuízo, contudo, dos prazos de retenção que por lei se possam impor.
- Direito de Oposição: os titulares têm o direito de se opor, a seu pedido e sem custos, ao tratamento dos seus dados pessoais para efeitos de marketing direto.
- Direito à Portabilidade: os titulares têm o direito de receber os dados pessoais que transmitiram à Apartado21 , num formato estruturado, de leitura clara e simples e de transmitir esses dados a outro responsável pelo tratamento.
- Direito à Limitação do Tratamento: os titulares têm o direito de em determinadas circunstâncias, solicitar à Apartado21 a limitação do tratamento dos seus dados. Por exemplo: a Apartado21 já não precisa de tratar esses dados, mas o cliente solicita-os para efeitos de declaração, exercício ou defesa de um direito num processo judicial.
O exercício dos direitos só pode ser efetuado por escrito, via correio, correio eletrónico ou pessoalmente.
Os direitos só podem ser satisfeitos depois de a Apartado21 ter verificado a identidade do titular dos dados.
Os titulares dos dados pessoais transmitidos à Apartado21, podem, para qualquer questão relacionada com o tratamento dos seus dados pessoais, contactar a Apartado21 , através dos contactos: email - geral@apartado21.pt ou por telefone 221176913 ou presencialmente na Travessa Dr. Augusto Martins, n.º 79, 4475-459, freguesia de Nogueira, concelho da Maia.
Os titulares dos dados pessoais transmitidos à Apartado21 têm, ainda, o direito de apresentar reclamação junto da autoridade de controlo, caso considere que a empresa violou algum dos seus direitos enquanto titular dos dados.
Para estes efeitos, a autoridade de controlo é a seguinte:
Comissão Nacional de Proteção de Dados, Rua de São Bento n.º 148-3º 1200-821 Lisboa, Telefone 213928400, Fax 213976832 e e-mail: geral@cnpd.pt.
Base legal para o tratamento
Art. 6 (1) do RGPD serve como base legal para operações de tratamento de dados dos quais houve consentimento por parte do utilizador. Se o tratamento de dados pessoais for necessário para a execução de um contrato do qual o titular dos dados faz parte, como é o caso, por exemplo, quando as operações de tratamento são necessárias para o fornecimento de bens ou para fornecer qualquer outro serviço, o tratamento